PENYIMPANAN ARSIP SISTEM SUBJEK: Pengertian, Daftar Klasifikasi, serta Kelebihan dan Kekurangan Sistem Subjek

Ditulis oleh Eka Tria Yuliati Sari

Sistem Subjek atau Subjectical Filing System merupakan salah satu dari lima macam penyimpanan arsip.

A. Pengertian Sistem Subjek.
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang di susun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Isi dokumen/surat sering disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat, atau subjek. Sistem subjek juga dapat diterapkan dalam mengelola arsip pribadi.

B. Daftar Klasifikasi Subjek.
Daftar klasifikasi subjek merupakan daftar yang berisi tentang pengelompokkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
Pembuatan daftar klasifikasi mempunyai beberapa tujuan, diantaranya:
1) Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam.
2) Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul ditempat yang sama, dan arsip yang subjeknya salinh berkaitan akan diletakkan berdekatan.
3) Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditemukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.

Daftar klasifikasi subjek terbagi menjadi, yaitu:
1) Daftar klasifikasi subjek standar, adalah daftar klasifikasi yang sudah merupakan standar umum ditingkat internasional. DDC (Dewey Decimal Classification) adalah daftar klasifikasi subjek standar yang paling banyak digunakan.

2) Daftar klasifikasi subjek buatan sendiri, adalah cara yang terbaik dalam penyimpanan arsip karena kebutuhan, fungsi, dan tugas setiap kantor tidaklah sama.
Cara membuat daftar klasifikasi adalah:
● Dengan mengumpulkan semua masalah yang ada pada seluruh instansi atau dengan mengambil fungsi dan tugas masing-masing unit kerja yang ada di perusahaan.
● Dengan mencatat setiap perihal surat yang diterima satu per satu didalam satu buku, kemudian daftar itu disusun menurut abjad. Istilah-istilah yang sama (serupa) cukup diambil satu untuk dimasukkan dalam daftar.

Penulisan daftar klasifikasi subjek dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain:
A) Daftar klasifikasi subjek murni, yaitu daftar yang berisikan istilah-istilah subjek tanpa disertai kode (notasi) dan disusun menurut abjad. Urutan abjad dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:
(1) Urutan abjad kamus, merupakan urutan abjad dari istilah-istilah yang disusun secara terpisah, seperti pada susunan kamus, tanpa melihat hubungan-hubungan istilah dan tingkatan-tingkatannya.
(2) Urutan abjad ensiklopedia, merupakan urutan abjad berdasarkan istilah dari kelompok yang jenjangnya setingkat, yaitu setingkat dengan tingkatan masing-masing kelompok seperti yang biasa digunakan pada susunan ensiklopedia.

B) Daftar klasifikasi subjek berkode, yaitu daftar yang berisikan istilah-istilah subjek yang dilengkapi dengan kode dari isitilah subjek bersangkutan. Kegunaan kode adalah:
● Memudahkan mengetahui kelompok dari suatu subjek.
● Memudahkan penentuan lokasi dan urutan-urutan penyimpanan arsip dari subjek yang bersangkutan.
Penulisan kode dapat dilakukan dengan cara:
(1) Kode Angka
● Angka Arab: 1, 2, 3, 4, 5, dst.
● Angka Romawi: I, II, III, IV, V, dst.
● Angka Desimal: 00, 11, 10,1
● Angka Duplex: 1-3, 1-5, 1-10
(2) Kode Huruf
● Huruf Besar: A, B, C, D, E, dst.
● Huruf Kecil: a, b, c, d, e, dst.
● Gabungan Huruf: AA, AB, Aa, Ba, ab, dll.
● Kependekan Huruf: KU (keuangan), KP (kepegawaian), dll.
(3) Gabungan Angka dan Huruf
Contoh: KP.001, 2.a, a.21, dll.
Penulisan kode biasanya dilakukan jika subjek yang ada dikantor sangat banyak. Namun, jika arsip yang ditangani tidak banyak, biasanya kode tidak diperlukan.

C. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Subjek.

●Kelebihan sistem subjek:
-) Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
-) Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

●Kelemahan sistem subjek:
-) Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
-) Kurang cocok untuk bermacam jenis surat. 

Demikian Artikel mengenai pengertian sistem subjek, daftar klasifikasi subjek, serta kelebihan dan kekurangan yang dimiliki sistem subjek.

Terima kasih.

(Sumber: Endang, Sri R, dkk.2013.Paket Kearsipan.Jakarta: Erlangga)